Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Allgemeine Hinweise

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung dieser Website, zur Bearbeitung von Anfragen oder zur Durchführung eines Vertrags erforderlich ist oder eine andere gesetzliche Grundlage besteht. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, mit denen eine Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann.

3. Hosting, Katalogeinbindung und Server-Protokolle

Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Daten verarbeitet. Dazu können IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browser, Betriebssystem und verweisende Seite gehören. Die Verarbeitung dient der sicheren und stabilen Bereitstellung der Website und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Website sowie die eingebundenen Kataloge für Privat- und Gewerbekunden werden über ChatGPT Sites von OpenAI bereitgestellt. Für uns als Anbieter mit Sitz im Europäischen Wirtschaftsraum ist OpenAI Ireland Ltd die Vertragspartei für die Auftragsverarbeitung der Daten unserer veröffentlichten Site. Grundlage ist der Zusatz zur Datenverarbeitung für ChatGPT Sites, der durch Veröffentlichung und Hosting einbezogen wird. Informationen über die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter findest du in der Unterauftragsverarbeiterliste von OpenAI. Beim Öffnen eines Katalogs wird daher eine technische Verbindung zu Domains von OpenAI beziehungsweise ChatGPT hergestellt. Für die Auslieferung können außerdem Infrastruktur- und Sicherheitsdienstleister, insbesondere Cloudflare, eingesetzt werden.

Empfänger der technischen Daten können OpenAI und Cloudflare sein. Soweit Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, erfolgt die Übermittlung – abhängig vom jeweiligen Empfänger – auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission für entsprechend zertifizierte Empfänger oder auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln und ergänzenden Schutzmaßnahmen. Informationen oder Kopien der maßgeblichen Garantien können unter info@velmora-design.de angefragt werden.

4. Kontaktaufnahme und Angebotsanfragen

Wenn du uns per E-Mail, Telefon oder über die auf der Website vorbereitete Angebotsanfrage kontaktierst, verarbeiten wir deine Angaben zur Bearbeitung der Anfrage. Das Kontaktformular auf der Startseite und in den Geschenkideen übermittelt Name, E-Mail-Adresse, optionale Telefonnummer, gewünschte Leistung, Stückzahl, Wunschtermin, Projektbeschreibung, eine als PNG erzeugte Anfragezusammenfassung und ein optional beigefügtes Bild über unseren Website-Server an unseren Versanddienst. Die Datei wird erst beim Absenden übertragen. Für den Versand verwenden wir Google Apps Script über unser Google-Workspace-Konto. Die Nachricht wird an info@velmora-design.de gesendet. Die Katalogformulare für Privat- und Gewerbekunden übermitteln die Kontaktdaten, vorgemerkten Produkte beziehungsweise Leistungen, Menge, Wunschtermin und Projektbeschreibung sowie eine Anfragezusammenfassung direkt über denselben Versandweg. Der Erstkunden-Fragebogen übermittelt die von dir eingetragenen Kontakt-, Projekt-, Gestaltungs- und Produktionsangaben, die ausgewählten Leistungen, eine Anfragezusammenfassung und ein optionales Bild ebenfalls direkt über unseren Website-Server. Die Angaben und Dateien werden erst beim Absenden übertragen; allein das Ausfüllen sendet keine Anfrage. Die Folienwerkstatt sendet die von dir eingegebenen Kontaktdaten, deine Notiz, die Motivvorschau und die Entwurfsmaße direkt über unseren Website-Server an Velmora Design. Für den E-Mail-Versand verwenden wir Google Apps Script von Google. Bitte übermittle nur Inhalte, die du für deine Anfrage verwenden darfst.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage der Vertragsanbahnung oder Vertragsdurchführung mit dir dient. Bei sonstigen Anfragen und der Kommunikation mit Ansprechpartnern eines Unternehmens ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Grundlage. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sachgerechten Bearbeitung von Anfragen. Gesetzlich aufbewahrungspflichtige Vertrags- und Rechnungsdaten werden entsprechend den gesetzlichen Fristen gespeichert; sonstige Anfragen löschen wir, sobald sie nicht mehr erforderlich sind.

4a. Datenverarbeitung in der Folienwerkstatt

Die Gestaltung und der Import einer SVG-Datei erfolgen im Browser. Die Folienwerkstatt speichert den Entwurf nicht dauerhaft als Kundenprojekt auf unserem Website-Server. Der SVG-Download wird ebenfalls im Browser erzeugt. Beim bloßen Gestalten werden die Motivinhalte nicht als Anfrage an uns gesendet; die technischen Verbindungsdaten beim Seitenaufruf werden wie unter Ziffer 3 beschrieben verarbeitet.

Erst mit „Anfrage senden“ werden Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer und Notiz sowie Stückzahl, Verwendung, Montageseite, gewünschte Haltbarkeit, Montagebedarf, optionaler Montage-/Lieferort, Arbeitsflächenmaße, Objektbezeichnungen, Positionen, Größen, Drehungen, Farben, Spiegelung und eine PNG-Motivvorschau übermittelt. Hinzu kommen eine Anfragenummer und die Bestätigung der Nutzungsrechte. Die ursprünglich importierte SVG-Datei wird dabei nicht als Originaldatei angehängt.

Die Daten werden über die von OpenAI und Cloudflare bereitgestellte Website-Infrastruktur an unseren Versanddienst weitergeleitet. Für den Versand nutzen wir Google Apps Script über unser Google-Workspace-Konto. Anbieter für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Apps Script verarbeitet die Anfrage für den E-Mail-Versand; die Nachricht einschließlich Vorschau wird an info@velmora-design.de gesendet und in den für Versand und Empfang verwendeten E-Mail-Systemen verarbeitet. Hinweise zu Googles Datenverarbeitung findest du unter Google-Datenschutzerklärung. Eine Verarbeitung durch Google und seine Infrastruktur kann auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden.

Wir verwenden die Angaben zur Beantwortung, Angebotserstellung und gegebenenfalls späteren Auftragsabwicklung. Rechtsgrundlagen und Speicherdauer richten sich nach den Ziffern 4, 5 und 8. Der Entwurf wird durch die Anfrage nicht öffentlich veröffentlicht und nicht automatisch als Werbereferenz genutzt. Es erfolgt keine automatisierte Entscheidung über einen Vertragsschluss.

Name und E-Mail-Adresse benötigen wir für die Zuordnung und Beantwortung der Anfrage. Telefonnummer und Notiz sind freiwillig. Ohne die erforderlichen Angaben kann das Formular nicht versendet werden; eine Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon bleibt möglich. Bitte gib keine unnötigen Daten anderer Personen oder besonders sensiblen personenbezogenen Angaben in Motiven und Notizen an.

4b. Produkt-Konfigurator und Originalmotive

Die Gestaltung von Textilien und personalisierten Artikeln unter „Produkt gestalten“ erfolgt im Browser. Eingegebene Kontaktdaten, Motive und die Entwurfssammlung werden beim bloßen Gestalten nicht als Anfrage an uns übertragen. Die Entwurfssammlung bleibt in der geöffneten Seite und wird beim Neuladen geleert. Der Konfigurator speichert diese Angaben nicht in Local Storage oder Session Storage. Produktbilder und Schriftdateien werden von der Website geladen. Technische Verbindungsdaten entstehen wie unter Ziffer 3 beschrieben.

Erst mit dem abschließenden Sendebutton übermittelst du Name, E-Mail-Adresse, freiwillige Firma und Telefonnummer, Notiz, ausgewähltes Produkt, Veredelungsverfahren, Größe, Farbe, Stückzahl, Motivmaße und Positionen sowie die Produktvorschau und aktive Originalmotive. Hinzu kommen eine Anfragekennung und die Bestätigung der Nutzungsrechte. Die Anfrage wird über unseren Website-Server und einen ebenfalls über ChatGPT Sites betriebenen Versanddienst an Google Apps Script weitergeleitet und über Google Workspace an info@velmora-design.de versandt. Anbieter, Rechtsgrundlagen und Löschkriterien richten sich nach den Ziffern 3, 4, 6 und 8.

Name und E-Mail-Adresse sind für Zuordnung und Rückmeldung erforderlich. Weitere Kontaktdaten sind freiwillig; Produkt- und Motivangaben werden zur Angebotserstellung benötigt. Ohne die erforderlichen Angaben ist der Formularversand nicht möglich. Eine Kontaktaufnahme per Telefon oder E-Mail bleibt möglich. Die Bestätigung der Nutzungsrechte ist keine Einwilligung in Werbung. Es erfolgt keine automatisierte Entscheidung über Angebot oder Vertragsschluss.

Beim Herunterladen einer Vorschau, Entwurfsdatei oder eines E-Mail-Entwurfs wird die Datei auf deinem Gerät erzeugt. Du bestimmst deren weitere Speicherung und Weitergabe. Das Öffnen deines E-Mail-Programms allein sendet noch keine Nachricht. Eine Veröffentlichung deiner Entwürfe als Referenz erfolgt nur nach gesonderter Zustimmung.

5. Auftrags- und Kundendaten

Für Angebote und Aufträge können insbesondere Name, Kontaktdaten, Rechnungs- und Lieferanschrift, Bestelldaten, Kundenvorlagen sowie Zahlungs- und Kommunikationsdaten verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen, beruht die Speicherung zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

6. Empfänger von Daten

Daten werden nur weitergegeben, wenn dies gesetzlich erlaubt oder für die Vertragsabwicklung erforderlich ist. Für den aktuellen Websitebetrieb und Anfrageversand werden OpenAI mit seiner Infrastruktur einschließlich Cloudflare sowie Google für Google Apps Script und Google Workspace eingesetzt. Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, ist der Google-Anbieter für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum. Einzelheiten zur Auftragsverarbeitung findest du im Google Cloud Data Processing Addendum. Eine Verarbeitung in Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere den USA, ist bei den eingesetzten Diensten möglich. Für solche Übermittlungen gelten die unter Ziffer 3 beschriebenen gesetzlichen Anforderungen und Schutzmechanismen. Bei einem Auftrag können weitere erforderliche Empfänger hinzukommen, insbesondere Steuerberatung, Versandunternehmen oder die für die vereinbarte Zahlung eingesetzten Anbieter. Dienstleister werden, soweit erforderlich, vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden.

7. Cookies und Analyse

Velmora Design setzt auf dieser Website derzeit keine eigenen Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies ein. Der technische Infrastruktur- und Sicherheitsdienst Cloudflare kann ein unbedingt erforderliches Sicherheitscookie (beispielsweise „__cf_bm“) setzen, um automatisierte Zugriffe zu erkennen und die Website vor Missbrauch zu schützen. Dieses Cookie dient nicht der Werbung oder Reichweitenmessung. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die damit verbundene Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb der Website.

8. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Für Anfragen ohne anschließenden Auftrag ist maßgeblich, ob die Anfrage abschließend bearbeitet wurde und weitere Rückfragen oder eine Fortsetzung der Angebotsabstimmung zu erwarten sind. Entfällt dieser Zweck, werden die Anfrage und ihre Anhänge gelöscht, soweit kein gesetzlicher Aufbewahrungsgrund oder eine erforderliche Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung konkreter Rechtsansprüche besteht. Motive und Vorschauen werden nach denselben Kriterien behandelt; ein bloßer Upload begründet kein dauerhaftes Motivarchiv. Bei einem Auftrag bleiben nur die für dessen Durchführung, Nachweis und gesetzliche Aufbewahrung erforderlichen Unterlagen gespeichert. Die Dauer richtet sich nach der jeweiligen Unterlagenart und dem Beginn der gesetzlichen Frist. Für die Verarbeitung im Browser gilt zusätzlich Ziffer 4b. Die Website legt selbst kein dauerhaftes Kundenprojektarchiv für den Konfigurator oder die Folienwerkstatt an. Technische Protokolle der Infrastruktur werden nach den Betriebs- und Sicherheitszwecken der jeweiligen Anbieter aufbewahrt; die Website stellt keine eigene feste Löschfrist dieser Anbieter ein. Informationen zu den für deine Daten geltenden Aufbewahrungsbedingungen kannst du über die unter Ziffer 1 genannte Kontaktadresse erhalten.

9. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Für die Ausübung deiner Rechte kannst du dich an info@velmora-design.de wenden. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere an deinem gewöhnlichen Aufenthaltsort, deinem Arbeitsplatz oder dem Ort des vermuteten Verstoßes.

Zuständige Aufsichtsbehörde ist grundsätzlich die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

9a. Gesonderter Hinweis zum Widerspruchsrecht

Du hast das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung kannst du jederzeit ohne Angabe besonderer Gründe widersprechen. Dann werden deine Daten nicht mehr für diesen Zweck verarbeitet. Du kannst den Widerspruch formfrei an info@velmora-design.de richten.

10. Sicherheit und Aktualisierung

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten zu schützen. Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich die Website, eingesetzte Dienste oder die Rechtslage ändern.